Resmî Bir E‐postaya Nasıl Başlanır?

Ortak yazarları wikiHow Kadrosu

E-posta yazmak, yapısı gereği mektup yazmak kadar resmî değildir. Yine de e-posta yazarken daha resmî olman gereken zamanlar olacak. Alıcının kim olduğunu düşün, ardından duruma uygun bir selamlama ifadesi seç. Bunu hallettikten sonra selamlama ifadesini biçimlendirmeye ve açılış cümlesini yazmaya devam edebilirsin.

Kısım 1 / 3:

Alıcıyı Düşünmek

1
Ne kadar resmî olman gerektiğine karar ver. "Resmî" bir e-posta yazıyor olsan bile bu e-postanın ne kadar resmî olduğu, göndereceğin kişiye bağlıdır. Örneğin, okuldaki profesöre yazarken bir işe başvururken kullandığınla aynı düzeyde resmî cümleler kullanmazsın.
- Biriyle ilk defa iletişime geçiyorsan işi sağlama almak için normalde olması gerekenden daha resmî olman iyi olacaktır.^{[1]
  X
  Kaynağı araştır}
2
Kişinin adını bul. Adını henüz bilmiyorsan öğrenmek için biraz araştırma yap. Kişinin adını bildiğinde, e-postada resmî teknikler kullanıyor olsan bile selamlama ifadesi daha cana yakın görünebilir.^{[2]
X
Kaynağı araştır}
3
Kişinin nasıl bir ifadeyle başladığını takip et. Bu kişi sana zaten e-posta gönderdiyse onun selamlama şeklini kopyalamanın bir sakıncası yok. Örneğin, kişi e-postada "Merhaba" yazıp senin adını kullanmışsa e-postaya başlarken "Merhaba" yazıp kişinin adını kullanarak aynı tarzda yanıt verebilirsin.^{[3]
X
Kaynağı araştır}

Reklam

Kısım 2 / 3:

Selamlama İfadesi Seçmek

1
"Sayın" ifadesine başvur. "Sayın" (ardından kişinin adını yazarak) bir nedenden ötürü eskiden beri kullanılıp hâlâ popüler olan bir ifadedir. Resmî bir ifadedir ama fazla soğuk bir ifade değildir. Çok sık kullanıldığından genelde selamlama kısmında görünmez gibidir ki bu da iyi bir şeydir. Uygunsuz kaçabileceği için selamlama ifadesinin çok belirgin olmasını istemezsin.^{[4]
X
Kaynağı araştır}
2
Kişinin adını bilmiyorsan "Selamlar" ifadesini dene. Selamlar ifadesi, özellikle kişinin adını bilmiyorsan iş e-postalarında kullanabileceğin nispeten resmî bir selamlaşmadır. Fakat mümkünse kişinin adını öğrenmek her zaman daha iyidir.^{[5]
X
Kaynağı araştır}
- E-posta özellikle resmîyse ve kişinin adını bilmiyorsan "Sayın İlgili" ifadesini de kullanabilirsin. Fakat bu selamlama ifadesi bazı insanları rahatsız edebilir.
3
Biraz daha az resmî e-postalarda "Selam" veya "Merhaba" ifadesini kullanabilirsin. E-postalar genelde mektuplar kadar resmî değildir. Bu nedenle biraz resmî bir e-postada "Merhaba" yazıp geçebilirsin. Örneğin, özellikle sürekli iletişimde bulunduğun bir profesöre e-posta gönderiyorsan "Selam" veya "Merhaba" işe yarar.^{[6]
X
Kaynağı araştır}
4
"Hey" ifadesini atla. Yarı resmî bir e-postada "Selam" ifadesi kabul edilebilir ama "Hey" muhtemelen kabul edilemez. Bu, konuşmada bile gayriresmî bir selamlama ifadesidir. Dolayısıyla herhangi bir resmî e-postada bu ifadeden kaçınmalısın. Patronunu oldukça iyi tanıyor olsan bile ona e-posta gönderirken "Hey" seçeneğini kullanmamak daha iyi olacaktır.^{[7]
X
Kaynağı araştır}
5
Gerektiğinde isim yerine bir unvan kullan. Bazen birine yazarken o kişinin yalnızca şirket veya organizasyon içindeki unvanını biliyorsundur. Bu durumda, kişinin adı yerine "Sayın İşe Alım Müdürü", "Sayın İşe Alım Komitesi" veya "Sayın Profesör" gibi yalnızca kişinin unvanını kullanabilirsin.^{[8]
X
Kaynağı araştır}
6
Daha resmî hâle getirmek için kişi ile ilgili saygı ifadesi ekle. Mümkünse daha resmî yapmak için kişinin adının önüne "Bay", "Bayan", "Dr." veya "Profesör" ifadesini ekle. Ayrıca, daha resmî olması için kişinin sadece adını kullanmak yerine kişinin soyadını veya tam adını kullan.^{[9]
X
Kaynağı araştır}

Reklam

Kısım 3 / 3:

E-postayı Biçimlendirmek ve E-postaya Başlamak

1
Selamlama ifadesini ilk satıra yaz. En üst satırda, seçtiğin selamlama ifadesi ve ardından kişinin adı yer almalı. Mümkünse kişi için Bay, Bayan veya Dr. gibi bir unvan ve ardından ad-soyadı kullan.^{[10]
X
Kaynağı araştır}
2
Virgül kullan. Genellikle selamlama ifadesinden sonra virgül kullanmalısın. Resmî mektuplarda iki nokta üst üste kullanabilirsin ama bu kullanım genelde e-postada çok resmî durur, hatta resmî bir e-posta için bile çok resmîdir. Çoğu durumda virgül yeterli olacaktır. Fakat e-postada ön yazı yazıyorsan iki nokta üst üste kullanabilirsin.
3
Sonraki satıra geç. Selamlama ifadesini en üstte kendi satırında kullandın. Dolayısıyla selamlama ifadesini yazdıktan sonra sonraki satıra geçmek için Enter tuşuna bas. Paragraf oluştururken satır başı yapmak yerine satır sonu kullanıyorsan selamlama ifadesi ile ilk paragraf arasında boş bir satır bırakman gerekir.^{[11]
X
Kaynağı araştır}
4
Gerekirse kendini açılış cümlesinde tanıt. Birine ilk kez yazıyorsan kişiyi gerçek hayatta tanıyor olsan bile bir giriş yapmalısın. Kişiye kim olduğuna dair bir ipucu verdiğinde kişiyi e-postayı okumaya devam etmeye teşvik etmiş olursun.
- Örneğin "Benim adım Özlem Uzun. XYZ Şirketi'nde pazarlama müdürüyüm." yazabilirsin. Kişiyi nereden tanıdığını da yazabilirsin: "Benim adım Ali Güven. Pazarlama sınıfınızdayım (Salı ve Perşembe günleri öğlen gelen Pazarlama 101 sınıfı)."
- Kişiyi zaten tanıyorsan ve daha önce yazdıysan ilk cümleyi bir selamlama ifadesi olarak kullanabilirsin. Örneğin, "Bu kadar çabuk geri dönüş yaptığınız için teşekkür ederim." veya "Umarım iyisinizdir." yazabilirsin.
5
Sadede gel. Çoğu resmî e-postada hızlı bir şekilde konuya girmelisin. Yani ilk veya ikinci cümlen, alıcıya ne amaçla yazdığını göstermelidir. Amacını açıklarken olabildiğince kısa ve öz olmayı unutma.^{[12]
X
Kaynağı araştır}
- Örneğin "Pazarlama konusunda yaşadığımız bir sorunla ilgili yardımınızı istemek için yazıyorum." veya "Sınıfta sorun yaşadığım için size yazıyorum ve bu konuda bana yardımcı olması için ekstra materyal konusunda önerilerinizin olabileceğini umuyorum." yazabilirsin.
Reklam