Ofis malzemeleri pahalı olabilir, bu nedenle ofisinin stoğunda ne olduğunu takip etmek ve malzemelerin ne kadar hızlı kullanıldığını izlemek çok önemlidir. Daha önce hiç envanter yapmadıysan biraz bu seni biraz bunaltabilir. Endişelenme, envanterini bir profesyonel gibi yönetebilmen için tüm süreç boyunca sana yol göstereceğiz! Düzen kurmaya yönelik bazı temel ipuçlarıyla başlayacağız, ardından izleme ve yeniden sıralama süreciyle ilgili ayrıntılara geçeceğiz.

Yöntem 1
Yöntem 1 / 9:
Envanteri denetlemesi için bir malzeme yöneticisi ata.

  1. 1
    Bu sorumluluğun bir kişiye verilmesi süreci kolaylaştırır. İyi bir ofis envanter yöneticisi, envanteri günlük olarak düzenler, izler ve takip eder. Ofis malzemeleriyle ilgili akla herhangi bir soru gelirse gidilecek kişi odur ve tedarikle ilgili tüm soruları hemen yanıtlayabilecektir.[1]
    • Ofis malzemeleri pahalı olabilir, bu nedenle malzeme yöneticisi aynı zamanda alana erişimi sınırlamak için bir kapı bekçisi görevi görür.
    Reklam

Yöntem 2
Yöntem 2 / 9:
Malzemeleri merkezi bir yerde sakla.

  1. 1
    Kolayca takip edebilmen adına malzemeler için bir alan belirle. Muhtemelen ofis malzemelerin için zaten özel bir alanın vardır ancak yoksa bir tane ayarla! Malzemeleri izlemek ve takip etmek, her şey aynı alanda bir arada depolandığında çok daha kolaydır.[2]
    • Alanın kısıtlıysa büyük bir raf, depolama dolabı veya kullanılmayan bir ofis işini görecektir.[3]

Yöntem 3
Yöntem 3 / 9:
Malzeme alanını gezinmesi kolay olacak şekilde düzenle.

  1. 1
    Öğeleri gruplandır ve etiketle ki bulmak ve takip etmek kolay olsun. Tüm malzemeleri sıralayarak ve benzer ürünleri bir araya koyarak başla. Ardından, alan içindeki malzemeleri nasıl düzenlemek istediğine karar ver.[4] Günlük, haftalık veya aylık olarak ihtiyacın olan öğeleri düşün. Ardından, en sık ihtiyaç duyduğun şeyleri kolayca görebileceğin ve erişebileceğin şekilde düzenle. Bunu yaptıktan sonra rafları, sepetleri veya kapları her bir ögenin adıyla etiketle.[5]
    • Mesela, kolay erişim için, sık ihtiyaç duyulan malzemeleri göz hizasına koy. Tonerler ve yazıcılar gibi ürünler sık sık alman gerekmeyeceği için daha yüksek raflarda yer alabilir.
    • Çok fazla malzemen varsa malzemeleri ada göre alfabetik olarak düzenlemek, bulmayı kolaylaştırabilir.
    • Malzemeleri departman ihtiyaçlarına göre de gruplandırabilirsin. Mesela muhasebe malzemelerini bir rafa, idari birim malzemelerini de ayrı bir rafa koy.
    Reklam

Yöntem 4
Yöntem 4 / 9:
Ofis malzemelerinin ana listesini oluştur.

  1. 1
    Malzemeler organize edildiğinden, bir ana liste yapmak artık kolaydır! Bir kalem ve biraz kağıt al ve stoğundaki her ürünü yazmaya başla. Ürün markasını, adını, numarasını, rengini ve bir ögeyi yeniden sipariş etme zamanı geldiğinde bilmen gereken diğer ayrıntıları ekle.[6]
    • Mesela ana ofis yazıcısının kullandığı marka ve toner türünü not et. Böylece, her yedek kartuş sipariş etmen gerektiğinde bu ayrıntıları aramak zorunda kalmazsın.

Yöntem 5
Yöntem 5 / 9:
Malzeme listesini bir elektronik tabloya aktar.

  1. 1
    Elektronik tablo kullanmak, küçük ve orta ölçekli ofisler için idealdir. Çoğu ofis için malzemeleri yönetmek adına özel yazılım satın almana gerek olmaz! Excel veya Google E-Tablolar gibi bir elektronik tablo pekâlâ işe yarar. Malzemeler için bir sütunla başla ve her birinin adlarını ayrı hücrelerde listele. Ardından, marka, parça numarası, renk vb. gibi ayrıntıları doldurabilmen için ek sütunlar ayarla.[7] 
===Ögeleri say ve toplamları elektronik tablona ekle.===
  2. 2
    Mevcut stok seviyelerini takip etmek için son bir sütun oluştur. Her ürün için stokta bulunan toplam sayıyı e-tablondaki son sütuna ekle. Bu elektronik tabloyu kaydet ve kolayca erişip güncelleyebilmen için masaüstünde tut.[8]
    • Daha ayrıntılı bir şekilde kayıt tutmak istiyorsan bir "tetikleme noktası" sütunu oluştur ve bu sayıları da ekle. Tetikleme noktası, her bir öğenin her zaman stokta bulunması önerilen miktarıdır. Stok, tetikleme noktasının altına düştüğünde stoğu artırma zamanı gelmiştir! Bu sayede hiçbir şeyin bitmez.[9]
    Reklam

Yöntem 6
Yöntem 6 / 9:
Büyük ofisler için envanter yönetimi yazılımı kullan.

  1. 1
    İzlemen gereken çok şey varsa yazılım, envanter yapma sürecini basitleştirir. Deposunda çok sayıda malzeme bulunan büyük ofisler için envanter yönetimi yazılımına yatırım yapmaya değer! İlk olarak, malzeme adlarını ve her birinden stokta kaç tane olduğunu yaz. Ardından, envanter yöneticisi, alandan malzeme çıkardığı her seferde stok toplamlarını günceller.[10]
    • Programın gerçek zamanlı olarak güncellenmesi mümkün değilse yönetici, çıkarıldığı sırada yazılı bir öge günlüğünü tutabilir ve daha sonra verileri girebilir.
    • Yazılımı, ögeler tetikleme noktalarına ulaştığında masaüstü uyarıları veya mesaj gönderecek şekilde ayarla, böylece hiçbir şeyi kaçırmazsın!
    • Her program farklı çalışır, bu nedenle ofisine uygun bir şey aldığından emin ol. Mesela bazı programlar mevcut stok seviyelerini kaydetmek için barkodları tarama imkanı sunar. Bu, çok sayıda malzemeye sahip büyük ofisler için harikadır!

Yöntem 7
Yöntem 7 / 9:
Stoklarını takip etmek için rutin kontroller yap.

  1. 1
    Elektronik tablonu güncelleyebilmen için stok kontrolleri önemlidir. Ofisinin malzemelerinin ne kadar çabuk tükendiğine bağlı olarak haftalık, iki haftada bir veya aylık olarak rutin bir stok kontrolü yapman gerekebilir. Kontrol için belirlediğin günde depoya gir ve her bir ögeden ne kadar kaldığını say. Ardından, elektronik tabloyu mevcut stok seviyeleriyle güncelle ve ihtiyacın olanları yeniden sipariş et.[11]
    • Tetikleme noktaları ayarlarsan stoktaki toplam sayı yerine bu sayılarla işlem yapmayı unutma.
    Reklam

Yöntem 8
Yöntem 8 / 9:
İşlerin düzgün yürümesine yardımcı olmak için, sipariş verme günlerini planla.

  1. 1
    Düzenini korumak adına, sipariş vermek için belirli bir gün planla. Bunun için bir gün belirlemek, stoğunu uygun seviyelerde tutmana yardımcı olur ve rastgele zamanlarda birden fazla malzeme siparişi vermeni önler. Sipariş gününde her şeyi tek seferde sipariş etmeyi planlayabilirsin, böylece her şey birlikte teslim edilecektir.[12]
    • Sipariş verme sıklığın malzemelerin ne kadar hızlı azaldığına ve rutin kontrolleri ne sıklıkla yaptığına bağlıdır.

Yöntem 9
Yöntem 9 / 9:
Ofis malzemeleri odasına erişimi sınırla.

  1. 1
    Malzeme alanını, yalnızca yöneticinin erişebileceği şekilde emniyete al. Personelin malzemeleri istedikleri zaman almasına izin vermek, her şeyi takip etmeyi çok daha zor hâle getirir. Ayrıca, sarf malzemeleri çok daha hızlı bir şekilde tükenme eğiliminde olduğu için maliyetler artabilir. Bu sorunları önlemek için, malzeme odasını kilitle veya kısıtla, böylece yalnızca envanter yöneticisi (ve muhtemelen 1-2 diğer önemli çalışan) içeri girebilir.[13]
    • Bu, çalışanların herhangi bir şeye ihtiyaç duyduklarında yöneticiden (veya yetkili yardımcılardan) izin almaları gerektiği anlamına gelir.
    Reklam

Bu wikiHow makalesi hakkında

Caitlin Jaymes
Ortak yazarlar :
Gardrop Düzenleyicisi & Moda Stilisti
Bu makaledeki ortak yazarlar Caitlin Jaymes. Caitlin Jaymes, Los Angeles, Kaliforniya’da Gardrop Düzenleyici ve Moda Stilisti’dir. Kişisel stil danışmanlığı yoluyla müşterilerini, gardroplarının %100’ünü nasıl kullanacakları konusunda eğitir. Caitlin ile çalıştıktan sonra müşterilerinin güven ve stillerinde iyiye doğru artış, stress dolu sabahlarında ise azalma görülür. Çalışmaları VoyageLA, Liverpool Los Angeles ve Brother Snapchat Channel’de yer almıştır.
Kategoriler: İş Hayatı
Bu sayfaya 508 defa erişilmiş.

Bu makale işine yaradı mı?

Reklam