İş Teklifi Nasıl Yazılır?

Ortak yazar: Megan Morgan, PhD

Bu Makalede:Teklifini PlanlamakKendi Teklifini Yazmak11 Referans

İyi bir iş teklifi yazmak eğitimden tut da iş idaresi ve jeolojiye kadar birçok sektör için çok önemli bir beceridir. Teklifin amacı ilgili kişileri bilgilendirerek planın için destek kazanmaktır. Fikir ve önerilerini kısa, öz ve etkili biçimde ifade edersen planının onaylanma olasılığı artar. İkna edici ve ilgi çekici bir teklif yazmayı bilmek birçok alanda başarılı olmak için gereklidir. Bilimsel bir projeyi hayata geçirmek ya da kitap yayınlatmak gibi çok farklı amaçlarla kaleme alınmış teklif türleri olsa da hepsi aynı temel kurallara göre yazılır.

Kısım 1
Teklifini Planlamak

  1. 1
    Muhatabını tanımla. Teklifi yazmaya başlamadan önce muhataplarının kimler olduğunu, konu hakkında neleri bilip neleri bilmeyebileceklerini düşün. Bunu yapmak fikirlerini derli toplu ve etkili bir biçimde sunmana yardımcı olur. Teklifini okuyacak kişilerin meşgul insanlar olacağını, teklifini alelacele okuyacaklarını (hatta yazdıklarına şöyle bir göz atacaklarını) ve fikirlerini öğrenmek için özel bir ilgi göstermeyeceklerini varsayman iyi olur. Burada önemli olan teklifinin etkileyici ve ikna edici olmasıdır.[1][2]
    • Teklifini kim okuyacak? Konuya aşinalığı hangi düzeyde? Açıklaman ya da ek bilgilendirme yapman gereken konular neler?
    • Muhatabının teklifinden ne öğrenmesini istiyorsun? İstediğin kararları alabilmeleri için teklifini okuyacak kişilere ne vermen gerekiyor?
    • Tonunu muhataplarının istek ve arzularını karşılayacak biçimde ayarla. Ne duymak istiyorlar? Onlara ulaşmanın en etkili yolu nedir? Meramını anlamaları için onlara nasıl yardımcı olabilirsin?
  2. 2
    Sorunu tanımla. Sorun senin için açık ve net olabilir ama teklifini okuyacak kişi için de açık ve net mi? Bir de karşındaki kişi senin konuya gerçekten hakim olduğuna inanıyor mu? Teklifinde iddialarını destekleyen kanıt ve açıklamalar kullanarak inandığın değerler sistemini, yani karakterini ortaya koyabilirsin. Sorunu düzgün biçimde ortaya koymakla, bu sorunu çözecek doğru kişinin sen olduğun konusunda muhatabını ikna etmeye başlamış olursun. Bu bölümü planlarken aşağıdakileri göz önünde bulundur:
    • Bu sorun hangi durumda ortaya çıkmaktadır?
    • Sorunun arkasındaki sebepler nelerdir?
    • Gerçek sebeplerin bunlardan başka bir şey olmadığından emin miyiz? Nasıl emin olabiliyoruz?
    • Daha önce bu sorunu çözmeye çalışanlar olmuş mu?
    • Olmuşsa: İşe yaramış mı? Neden?
    • Olmamışsa: Neden olmamış?

    İpucu: Özet bölümünde sorunu kavramak ve değerlendirmek için enine boyuna araştırdığını göster. Bu bölümde yalnızca konuyla yakından ilgili bilgi ver, bu alanda çalışanların zaten bildiği şeyleri söylemekten kaçın.

  3. 3
    Çözümünü açıkla. Bu açıklama dolaysız ve kolay anlaşılır olmalıdır. Ortaya koyduğun bu sorunu nasıl çözersin? Açıklaman olabildiğince daraltılmış (ve yapılabilir) olsun. [3]
    • Teklifinde bir sorunu tanımlamalı ve ilgisiz ve kararsız muhatapları ikna edip onların desteklerini sağlayacak bir çözüm önerisinde bulunmalısın. [4] Muhataplarını ikna etmek kolay olmayabilir. Önerdiğin çözüm makul ve uygulanabilir bir çözüm mü? Çözümün uygulanma süresi nedir?
    • Çözümünü, hedeflerini göz önünde bulundurarak değerlendir. Birincil hedefin projenle mutlaka ulaşman gereken hedeftir. İkincil hedefler projenin ulaşmasını umduğun diğer hedeflerdir.
    • Çözümü değerlendirmenin ikinci yararlı yolu “sonuçların” ya da “teslim edilecek ürünlerin” göz önünde bulundurulmasıdır. Sonuçlar, hedeflerinin ölçülebilir kazanımlarıdır. Söz gelimi teklifin bir iş projesiyle ilgiliyse ve hedefin “kârı artırmak” ise sonuç “kârı 500,000 TL artırmak” olabilir. Teslim edilecek ürünler ise projenle teslim edeceğin ürün ya da hizmetlerdir. Örneğin bir tıp projesi için vereceğin teklif bir aşının ya da yeni bir ilacın “teslim” edilmesi olabilir. Teklifleri okuyan kişiler sonuçlara ve teslim edilecek ürünlere bakar, çünkü bunlar projenin “değerini” kolayca belirlemeye yarar. [5]
  4. 4
    Stil unsurlarını unutma. Teklifine ve bu teklifi kimin okuyacağına bağlı olarak yazına belirli bir stil vermen gerekir. Muhataplarının beklentileri nedir? Sözünü ettiğin sorunla ilgileniyorlar mı?
    • Karşındakini nasıl ikna edeceksin? İkna edici olmak için teklifinde duygulara hitap etmende bir sakınca yok, ancak temel iddianı daima gerçeklere dayandırmalısın. Örneğin bir panda koruma programı başlatmayı hedefleyen bir teklif hazırlıyorsan gelecek nesillerin çocuklarının pandaları bir daha asla göremeyecek olmalarının ne kadar üzücü olduğunu söyleyebilirsin, ancak bu kadarla yetinmemelisin. Teklifinin ikna edici olabilmesi için iddianı gerçeklere ve çözümlere dayandırman gerekir.

    Meslek argosu kullanmaktan kaçın ve anlaşılması zor kısaltmalar ya da olur olmaz karmaşık dil yapıları kullanma. Bunun yerine olabildiğince sade ve anlaşılır bir dil kullan.


    Mesela "çalışanların sayısındaki dengesizliği minimize edin," demek yerine "bazı elemanları işten çıkarın" diyebilirsin.

  5. 5
    Bir taslak hazırla. Bu taslak sunumunun son hâlinde yer almayacak ama fikirlerini düzenlemende yardımcı olacaktır. Taslağa başlamadan önce konuyla ilgili tüm ayrıntıları bildiğinden emin ol. [6]
    • Taslağın bir sorun, bu soruna getirdiğin çözüm, bunun neden en iyi çözüm olduğuna dair açıklama ve bir sonuç bölümünden oluşmalıdır. Üst düzey yöneticilere hitap eden bir teklif yazıyorsan bütçe analizi ve iş organizasyonuyla ilgili ayrıntıları eklemen gerekir.

Kısım 2
Kendi Teklifini Yazmak

  1. 1
    Güçlü bir giriş yap. Okuyan kişinin dikkatini çekecek bir cümleyle başla. En iyisi daha ilk cümlede okuru avucunun içine almaktır. Teklifinin amaca yönelik ve yararlı olmasına dikkat et. Okuyucularını havaya sokmak için bazı ön bilgiler ver. Ardından teklifinin amacını açıkla. [7]
    • Elinde sorunun neden gecikmeksizin halledilmesi gerektiğini gösteren çarpıcı veriler varsa teklifine bunlarla başlamak yerinde olur. Sen sen ol, teklifine fikirlerle başlama, gerçeklerle başla.
  2. 2
    Sorunun ne olduğunu söyle. Giriş bölümünden sonra teklifinin asıl önemli kısmı olan gelişme bölümüne geç. Bu bölümde sorunun ne olduğunu söylemelisin. Okurlar durumla ilgili yeterli bilgiye sahip değilse onları bilgilendir. Bunu teklifinin "durum" bölümü olarak düşün. Sorun nedir? Soruna ne sebep olmaktadır? Bu sorunun sonuçları nedir?[8]
    • Sözünü ettiğin sorunun neden vakit geçirmeden çözülmesi gerektiğini anlat. Çözüm bulunmazsa bu durum muhataplarını nasıl etkiler? Tüm soruları cevapla ve cevaplarını araştırma ve gerçeklerle destekle. Bol miktarda güvenilir kaynak kullan.

    İpucu: Sorunu muhatabınla ilişkilendirmek için gayret göster. Sorunla muhatabının çıkarları ya da hedefleri arasında doğrudan bağlantı kur. Açıklaman muhatabına özgü olsun ve sadece duygu ve değerlere seslenen genel söylemlerden uzak dur.

  3. 3
    Çözüm öner. Bu muhtemelen teklifinin en önemli kısmıdır. Çözüm bölümünde sorunu nasıl çözeceğini, neden bu şekilde çözeceğini ve sonuçların ne olacağını anlat. Teklifinin ikna edici olduğundan emin olmak için aşağıdakileri göz önünde bulundur: [9]
    • Fikirlerinin etki alanının ne kadar geniş olacağını anlat. Sınırlı kullanım alanına sahip fikirler okurda geniş etkiler yapabilecek fikirler kadar büyük bir istek uyandırmaz. Örnek: "Ton balığının davranışıyla ilgili bilgimizi artırmak daha kapsamlı bir yönetim stratejisi oluşturmamıza olanak verebilir ve gelecek nesillerin konserve ton balığına erişimini sağlayabilir."
    • Bir şeyi neden yapacağını söylemek ne yapacağını söylemek kadar önemlidir. Okurlarının kuşkucu olduğunu ve fikirlerini peşinen kabul etmeyeceklerini düşün. Eğer 2,000 adet deniz ton balığı üzerinde yakala bırak yöntemiyle bir araştırma yapılmasını öneriyorsan bunun nedeni nedir? Bu yöntemi başka bir yöntemden daha iyi yapan nedir? Daha ucuz bir seçenek varsa neden o seçeneği kullanamıyoruz? Bu soruları önceden tahmin edip yanıtlarını bulman fikrini tüm yönleriyle düşündüğünü gösterecektir.
    • Teklifini okuyan kişiler sorunu etkin biçimde çözeceğinden emin olarak masadan kalkmalıdır. Yazdığın her şey ya sorunla ya da sorunun çözümüyle ilgili olmalıdır.
    • Teklifinle ilgili enine boyuna araştırma yap. Muhatabına ne kadar çok örnek ve veri sağlarsan o kadar iyi, çünkü bu teklifini çok daha ikna edici yapar. Kişisel fikirlerini bir kenara bırakıp başkalarının yapmış olduğu ciddi araştırmaları kullan.
    • Teklifin önerdiğin çözümün işe yaradığını ispatlamıyorsa uygun bir çözümün yok demektir. Çözümün uygulanabilir değilse unut gitsin. Önerdiğin çözümün sonuçlarını da düşün. Mümkünse çözümünü önceden sına ve gerekirse düzeltmeler yap.
  4. 4
    Bir takvim ve bütçe oluştur. Teklifin bir yatırımı ifade etmektedir. Kendinin iyi bir yatırım olduğunu okurlarına inandırmak için öngördüğün takvim ve bütçeyle ilgili olabildiğince ayrıntılı ve somut bilgi ver.[10][11]
    • Projenin ne zaman başlayacağını düşünüyorsun? Ne kadar hızlı ilerleyecek? Her adım bir önceki adımı nasıl geliştirecek? Bazı şeyler aynı anda yapılabilir mi? Olabildiğince titiz davranman okurlarına gerekli hazırlığı yaptığına ve paralarının heba olmasına yol açmayacağına dair güven verecektir.
    • Teklifinin mali açıdan mantıklı olduğundan emin ol. Bir şirket ya da şahsa teklif götürürken bütçelerini göz önünde bulundur. Teklifinin gerektirdiği harcama muhatabının bütçesini aşıyorsa teklifin uygun değil demektir. Teklif bütçeyi aşmıyorsa projenin neden harcadıkları zamana ve paraya değeceğini açıkladığından emin ol.

    İpucu: Muğlak ve konuyla ilgisi olmayan hedeflerden uzak dur! Her bölüm ve bireysel çalışan için ayrıntılı bilgi ver, kimin hangi sorumlulukları üstleneceğini ve kaç saat çalışması gerektiğini belirt.

  5. 5
    Sonuç bölümünde konuyu toparla. Bu bölüm giriş bölümünü yansıtmalı ve genel mesajını özlü biçimde derleyip toparlamalıdır. Teklifinin doğurabileceği ve henüz değinilmemiş sonuçlar varsa bunları ele al. Teklifinin sağladığı faydaları özetle ve bunların maliyetlerden fazla olduğunu vurgula. Muhataplarının ileriyi düşünmelerini sağla. Her zamanki gibi zaman ayırıp teklifini değerlendirdikleri için teşekkür et. [12]
    • Teklifine sığdıramadığın içeriğin varsa bunları teklif yazısına ek olarak iliştirmeyi düşünebilirsin. Ancak kalın bir teklif dosyasının insanları ürkütüp kaçırabildiğini unutma. Böyle bir risk olduğunu düşünüyorsan ekleme.
    • Teklifine iliştirilmiş iki ya da daha fazla ek varsa bunları A, B, vb. şeklinde etiketle. Veri sayfaların, makale kopyaların, tavsiye mektupların vb. varsa bunları teklifine ekleyebilirsin.[10]
  6. 6
    Çalışmanı düzenle. Teklifi yazarken, düzenlerken ve tasarlarken titiz davran. Teklifinin kısa ve net olması için gerekli düzeltmeleri yap, arkadaşlarından teklifi eleştirel gözle okuyup düzeltmelerini iste. Sunumun ilginç, merak uyandırıcı ve aynı zamanda iyi düzenlenmiş ve faydalı olduğundan emin ol. [4]
    • Teklifini bir veya iki kişiye daha okut. Senin gözünden kaçan hatalar tespit edeceklerdir. Tam olarak cevaplamadığın ya da ucu açık bıraktığın sorular olabilir.
    • Argo ifadeleri ve klişeleri çıkar! Bunlar tembellik yaptığın izlenimini uyandırır ve teklifinin anlaşılmasını güçleştirir. Anlam değişmiyorsa uzun bir sözcük yerine kısa bir sözcük kullan. [13]
    • Mümkünse edilgen cümle kullanma. Edilgen cümleler anlamı bulanıklaştırabilir. Şu iki cümleyi karşılaştır: "Cam kırıldı." ve "Ali camı kırdı." İlk cümlede camı kimin kırdığını bilmiyoruz. İkinci cümlede ise biliyoruz.
    • Güçlü ve dolaysız bir dil kullan. Niteleyici sözcükler ya da gereksiz ifadeler kullanarak teklifinin anlaşılmasını güçleştirme. Örneğin "inanıyorum ki…," ya da "bu çözüm belki yoksulluk oranını düşürebilir" gibi ifadeler yerine "Önerilen plan yoksulluk oranını ciddi biçimde düşürecektir." de.
  7. 7
    Yazım hatalarını denetle. Metni düzenlemek içeriğin olabildiğince açık ve net olmasını sağlar. Yazım hatalarını düzeltmek ise metni hatalardan arındırır. Teklifini baştan sona kadar dikkatle okuyup yazım, dil bilgisi ve noktalama hatalarını düzelt.
    • Teklifindeki her hata eğitimsiz olduğun, güvenilir olmadığın izlenimi uyandırır ve teklifinin kabul edilme olasılığını azaltır.
    • Teklifini yönergelere uygun olacak şekilde biçimlendirdiğinden emin ol.

İpuçları

  • Herkesin anlayabileceği bir dil kullan. Meramını kısa ve net ifade eden cümleler kur.
  • Mali ve diğer kaynaklarla ilgili açıklamaları yaparken çok dikkatli ol ve gerekli harcamayı gerçekçi biçimde ifade et.
  • Karşı tarafı etkileyeceğini ve işine yarayacağını düşünerek normal konuşmalarda kullanılmayan uçuk kaçık sözcükler kullanmaya çalışma. Lafı eveleyip geveleme. Basit sözcükler kullanarak hemen asıl konuya gir.
  • Önerdiğin çözümler yapılabilir ve ulaşılabilir olsun.

Makale Bilgisi

Megan Morgan, PhD bu makalenin ortak yazarıdır. Megan Morgan Georgia Üniversitesi Halkla İlişkiler ve Uluslararası İlişkiler alanında Lisansüstü Programı Akademik Danışmanı’dır. İngilizce alanındaki Doktorasını 2015 yılında Georgia Üniversitesi’nden almıştır.

Kategoriler: Eğitim ve İletişim

Diğer dillerde:

English: Write a Proposal, Italiano: Scrivere la Proposta di un Progetto, Français: faire un projet professionnel ou un projet d'études, Español: escribir una propuesta, 中文: 写提案, Русский: написать заявку, Nederlands: Een voorstel schrijven, Čeština: Jak napsat návrh, Bahasa Indonesia: Menulis Proposal, Tiếng Việt: Viết một Đề xuất, हिन्दी: प्रस्ताव (proposal) लिखें, 한국어: 제안서 작성법, العربية: كتابة مقترح, 日本語: 提案書を書く

Bu sayfaya 492 defa erişilmiş.
Bu makale işine yaradı mı?