Çalışma Planı Nasıl Yazılır?

Ortak yazar: wikiHow Kadrosu

Çalışma planı, bir takım amaçlardan ve süreçlerden oluşan bir taslaktır. Bir ekip ve/veya bir kişi, okuyucuya projenin kapsamını daha iyi kavrama imkânı veren bu taslak sayesinde bu amaçlara ulaşabilir. Çalışma planları hem profesyonel hem de akademik hayattaki projeler üzerinde çalışırken düzenli olmana yardımcı olur. Çalışma planları kullanarak bir süreci küçük, ulaşılabilir görevlere bölersin ve başarmak istediğin şeyleri belirlersin. Gelecek projelere hazır olabilmen için çalışma planını nasıl yazacağını öğrenmeye başla o zaman.

Adımlar

  1. 1
    Çalışma planının amacını belirle. Çalışma planları çeşitli nedenlerden dolayı yazılır. Amacı önceden belirlersen doğru düzgün hazırlanabilirsin.[1] Çoğu çalışma planının bir süreliğine geçerli olduğunu unutma (altı aylık ya da bir yıllık gibi mesela).
    • Çalışma planları, iş yerinde sonraki birkaç ay boyunca üzerinde çalışacağın projeler hakkında yöneticinin bilgi sahibi olmasını sağlar. Bunlar genellikle yıllık performans incelemesinin hemen sonrasında ya da ekipler büyük projeleri üstlenirken gelir. Çalışma planları ayrıca kurumunun yeni yılın başlangıcında düzenlediği stratejik planlama toplantılarının sonucu olarak da ortaya çıkabilir.
    • Çalışma planları akademik dünyada öğrencilerin büyük bir proje için program oluşturmasına yardımcı olur. Ayrıca öğretmenlerin de dönem içinde kullanacakları ders materyallerini planlamalarında yardımcı olur.
    • Çalışma planları, kişisel bir projede yapmayı hedeflediğin şeyin, onu nasıl yapmayı ve hangi tarihe kadar tamamlamayı hedeflediğinin bir taslağını çıkarmana yardımcı olur. Şart değil ama kişisel çalışma planları kişinin hedeflerini ve gelişimini takip etmesini sağlar.
  2. 2
    Giriş ve arka plan yaz. Profesyonel çalışma planları için bir giriş ve arka plan yazman gerekebilir. Bu, yöneticinin ya da müdürünün çalışma planını bir bağlam dâhilinde ele almak için ihtiyaç duyduğu bilgiyi ona sunar. Akademik bir çalışma planı için giriş ve arka plan yazmak çok da gerekli değildir.
    • Giriş kısa ve merak uyandırıcı olmalıdır. Yöneticilerine bu çalışma planını neden oluşturduğunu hatırlat. Bu süre zarfında üzerinde çalışacağın belli bir projeyi ya da projeleri tanıt.
    • Arka plan, çalışma planını oluşturma nedenlerini vurgulamalıdır. Mesela detayları ya da son raporlardaki istatistikleri anlat; ele alınması gereken sorunları belirle ya da önceki projelerini yaparken aldığın önerileri veya geri bildirimleri ayrıntılı olarak incele.
  3. 3
    Amaçlarını ve hedeflerini belirle. Amaçlar ve hedefler, çalışma planın vasıtasıyla gerçekleştirmeyi ümit ettiğin şeylere işaret etmeleri açısından birbiriyle ilişkilidir. Ancak aralarındaki farkı da unutma: Amaçlar daha genelken hedefler daha özeldir.[2]
    • Amaçlar projenin büyük resmine odaklanmalıdır. Çalışma planın vasıtasıyla elde etmeyi istediğin nihai sonuçları listele. Bu listeyi geniş tut: Mesela amacın bir araştırma makalesini tamamlamak ya da yazı yazmak hakkında daha çok şey öğrenmek olabilir.
    • Hedefler özel ve somut olmalıdır. Yani bunlara ulaştıktan sonra listende yanlarına tik atabilmelisin. Mesela araştırma makalen için görüşme yapacak insanlar bulmak iyi bir hedef olabilir.
    • Çoğu çalışma planı, hedeflerin çeşitliliği fazlaysa bunları kısa vadeli, orta vadeli ve uzun vadeli hedefler olarak küçük parçalara ayırır. Mesela bir şirketin üç ay içerisinde izlenme oranını %30 oranında artırma konusundaki kısa vadeli hedefi, gelecek bir sene boyunca sosyal medya mecralarındaki marka görünürlüğünü güçlendirmeye dair uzun vadeli hedefinden oldukça farklı olabilir.[3]
    • Hedefler genellikle etkin bir tonda yazılır ve "incele", "anla", "tanı" gibi anlamları muğlak olan fiiller yerine "planla", "yaz", "artır", "ölç" gibi kesin anlamları olan emir kipindeki fiillerle ifade edilir.[4]
  4. 4
    Çalışma planını "SMART", yani akıllı hedeflerle oluşturmayı göz önünde bulundur. SMART, ingilizcedeki özel, ölçülebilir, ulaşılabilir, amacına uygun ve zamana bağlı sözcükleriyle oluşturulmuş bir akronimdir ve çalışma planlarında daha somut ve eyleme geçirilebilir sonuçlar arayan kişiler tarafından kullanılır.[5]
    • Belirli. Kimin için tam olarak ne yapacağız? Hangi kitleye hizmet vereceğini ve o kitleye yardımcı olmak için atacağın belli adımları tasarla.
    • Ölçülebilir. Bu, ölçülebilir bir şey mi ve bunu ölçebilir miyiz? Sonuçları sayabilir misin? Planını "2020 yılı itibariyle Güney Afrika’da sağlık alanında ilerleme kaydedilmesine" ya da "Güney Afrikalı yeni doğan bebeklerdeki HIV/AIDS vakalarının 2020 yılına kadar %20 oranında azalmasına" yönelik olarak yapılandırdın mı?"
      • Değişimi ölçmek için bir referans rakamına sahip olmak gerektiğini unutma. Güney Afrikalı yeni doğan bebeklerde HIV/AIDS görülme oranını bilmiyorsan vaka oranlarını %20 oranında düşürdüğünü iddia etmen imkânsız olacaktır.
    • Ulaşılabilir. Mevcut kaynaklarımızla ayırdığımız zaman içerisinde bunu tamamlayabilir miyiz? Hedefin belirli kısıtlar dâhilinde gerçekçi olması gerekmektedir. Satışları %500 oranında artırmak, ancak küçük bir şirketin varsa makul olabilir. Piyasaya hükmediyorsan satışları %500 oranında artırmak neredeyse imkânsızdır.
      • Bazı durumlarda çalışma planı hedeflerinin ulaşılabilir olup olmadığını anlamak için bir uzmana ya da yetkili birine danışmak gerekebilir.
    • Amacına uygun. Bu hedefin arzu edilen amaca ya da stratejiye bir etkisi olacak mı? Genel sağlık durumu için önemli olabilir ama lise öğrencilerinin boyunu ve kilosunu doğrudan ölçmek, zihinsel sağlık süreçlerinde değişikliğe neden olur mu? Hedeflerinin ve yöntemlerinin açık, sezgisel bir ilişkisi olduğundan emin ol.
    • Zaman sınırlı. Bu hedefe ne zaman ulaşılacak ve/veya ulaştığımızı ne zaman anlayacağız? Proje için kesin bir son tarih belirle. Ulaşılan tüm sonuçlarla birlikte, varsa hangi sonuçların projeyi erken bir sona götüreceğini öngör.
  5. 5
    Kaynaklarını listele. Amaçlarına ve hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyacağın her şeyi dâhil et. Kaynaklar, çalışma planının amacına bağlı olarak farklılık gösterecektir.
    • İş yerindeki kaynaklar; mali bütçe, çalışanlar, uzmanlar, binalar/odalar ve kitaplar gibi şeyleri kapsar. Çalışma planın daha resmî bir plan olacaksa ekte ayrıntılı bir bütçe bulunabilir.
    • Akademik alandaki kaynaklar; farklı kütüphanelere erişimi, kitap, gazete ve dergi gibi araştırma materyallerine erişimi, bilgisayar ve internet erişimini ve öğretim üyelerini ya da aklına takılan sorular konusunda sana yardımcı olabilecek diğer insanları kapsayabilir.
  6. 6
    Kısıtları belirle. Kısıtlar, amaçlarına ve hedeflerine ulaşma yolunda karşına çıkabilecek engellerdir. Mesela okuldaki bir araştırma makalesi üzerinde çalışıyorsan programını yeterince araştırmaya ve yazmaya izin vermeyecek kadar sıkışık bulabilirsin. Yani bu senaryodaki kısıt, senin bunaltıcı programındır ve çalışma planını verimli bir şekilde tamamlamak için dönem içindeki bazı şeyleri çıkarman gerekir. (Her dönem birden fazla zor ders alıyorsan planlama yapmak gerekir.)
  7. 7
    Sorumlu kim? Hesap verebilirlik, iyi bir plan için hayati önem taşır. Her bir görev için görevi tamamlama sorumluluğu kime ait? Bir görev üzerinde çalışan bir grup insan olabilir (kaynaklara göz at) ama tek bir kişi, bir görevi zamanında tamamlama konusunda sorumlu olmak zorundadır.
  8. 8
    Stratejini yaz. Amaçlarına ve hedeflerine ulaşmak için çalışma planını gözden geçirip kaynaklarını nasıl kullanacağına ve kısıtlarının üstesinden nasıl geleceğine karar ver.
    • Özel eylem adımlarını listele. Hedeflerine ulaşmak için her gün ya da her hafta neyin gerçekleşmesi gerektiğini belirle.[6] Ayrıca ekibindeki diğer insanların atması gereken adımları da listele. Bu bilgiyi düzenli bir şekilde tutmak için proje yönetimi yazılımı ya da kişisel takvim kullan.
    • Program yap. Geçici bir çalışma programı yapabilirsin ama beklenmeyen şeyler olabileceğini ve planın gerisinde kalmamak için programında boşluk yaratman gerektiğini de unutma.

İpuçları

  • Özellikle projenin büyük çaplı olduğu durumlarda kilometre taşlarını belirle. Kilometre taşları, proje boyunca ulaştığın belli hedefleri vurgulayan noktalardır. Ayrıca sürecin neresinde olduğunu görmeni ve yola çalışma planıyla devam ettiğinden emin olmanı sağlayarak ayna görevi de görür.[7]
  • Çalışma planını kendin için yap. Çalışma planları senin istediğin ya da ihtiyaç duyduğun kadar ayrıntılı veya geniş olabilir. Bir parça kağıda yazılabilir ya da grafikler ve renkler kullanarak profesyonel bir yazılımla da oluşturulabilir. Senin için en doğal ve verimli olanı neyse onu kullan.

Makale Bilgisi

Bu makale editörler ve araştırmacılardan oluşan, makalenin doğruluğu ile kapsamlılığını onaylayan, eğitimli bir ekip tarafından ortaklaşa yazılmıştır.

Kategoriler: Eğitim ve İletişim

Diğer dillerde:

English: Write a Work Plan, Español: crear un plan de trabajo, Italiano: Scrivere un Piano di Lavoro, Português: Elaborar um Plano de Trabalho, Nederlands: Een werkplan schrijven, 中文: 写工作计划, Deutsch: Einen Arbeitsplan erstellen, Čeština: Jak si vytvořit pracovní plán, Bahasa Indonesia: Menyusun Rencana Kerja, Français: rédiger un programme de travail, Русский: написать план работ, العربية: كتابة خطة عمل, हिन्दी: कार्य योजना (work plan) बनायें, ไทย: เขียนแผนงาน, Tiếng Việt: Lập Kế hoạch Làm việc, 한국어: 업무 계획서 작성법, 日本語: ワークプランを書く

Bu sayfaya 476 defa erişilmiş.
Bu makale işine yaradı mı?